Réceptionniste et administrateur-trice de bureau (contrat de 12 mois)

Nous sommes à la recherche d'un.e réceptionniste et administateur-trice de bureau pour joindre l’équipe de  talents et communication de Lundbeck Canada. Il s’agit d'un poste temporaire de 12 mois à temps plein situé à notre bureau chef de Ville Saint-Laurent. Le titulaire de ce poste relèvera de la Vice-Présidente, talents et communication. 

Votre poste:

Travaillant du bureau chef de Ville Saint-Laurent, le ou la réceptionniste et administateur-trice de bureau est responsable de la gestion de bureau, des activités de réception. Le ou la réceptionniste et administateur-trice de bureau se rapporte à la Vice-présidente, talents et communications.

La sécurité de nos patients : Vos obligations sont de transmettre immédiatement tout signalement d’évènement indésirable ou de situations particulières concernant nos produits ainsi que toute plainte portant sur nos produits et les cas avérés ou suspectés de contrefaçon à l’information médicale et la pharmacovigilance (canadamedicalinformation@lundbeck.com) selon la formation sur les procédures en vigueur.

Gestion de bureau et budget (40 %)

• Dans le cadre des responsabilités en gestion de bureau, collaborer avec la coordinatrice, talents et administration ainsi que la Vice-présidente, talents et communications sur plusieurs dossiers.
• Fournisseurs et maintenance de l’équipement : s’assurer que tous les équipements de bureau sont fonctionnels, faire les suivis pour la maintenance et les appels de service, coordonner les visites de réparations/entretien, demander et comparer les estimées, faire des recommandations pour les meilleurs fournisseurs à la coordinatrice, talents et administration.
• Participer au renouvellement des contrats au besoin.
• Gérer le budget de bureau, ouvrir les PO, réviser les factures et les envoyer pour paiement, faire un suivi serré des dépenses et coûts.
• Travailler en collaboration avec la coordinatrice, talents et administration pour ce qui a trait à la santé et sécurité au travail, en tant que personne responsable du respect des échéanciers et de leur audit ; s’assurer que les procédures sont respectées (incluant, entre autres, les procédures de premiers soins et d’évacuation, l’archivage des incidents et accidents, etc.) ; communiquer proactivement avec les différentes parties prenantes (gestionnaire du bâtiment, équipe d’évacuation, départements, etc.).

Activités de réception (20 %)

• Accueillir les visiteurs et donner une image positive de Lundbeck Canada.
• Gérer les télécopies, les courriers et colis ainsi que les envois par messagerie.
• Répondre au téléphone et acheminer un volume très restreint d’appels internes et externes.
• Gérer et mettre en place l’inventaire des fournitures pour le bureau.
• Gérer et mettre en place l’inventaire de lait et de café ainsi que de snacks et boisson santé pour les employés au bureau.
• Maintenir un environnement de travail propre et sécuritaire tout au long de la journée
• Gérer les accès au bureau, incluant le système de cartes d’accès et les accès au stationnement et gym.
• Coordonner et mettre en place des diners corporatifs

Administration et support RH (40%)

• Apporter un soutien administratif à la Vice-présidente en organisant des dîners corporatifs et toutes autres tâches administratives requises.
• Assister le département de talents et communication dans des tâches d’intégration et de départ ou toutes autres tâches selon besoin.
• Collaborer avec la coordinatrice, talents et administration sur certaines communications concernant la coordination du bureau.

Conditions d'admissibilité:

• Technique en administration, en bureautique, en secrétariat ou l’équivalent
• Minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle similaire.
• Personnalité chaleureuse et accueillante.
• Personne autonome et organisée qui peut travailler simultanément sur plusieurs tâches et faire des suivis proactifs avec les parties prenantes afin d’assurer le respect des processus et l’achèvement des tâches administratives et de gestion de bureau.
• Peux engager à l’action et s’assurer le respect des calendriers de maintenance et de réparation contractuels et ad-hoc
• Montre de l’initiative en cas d’imprévus ou quand des améliorations sont possibles
• Attention au détail pour la gestion des budgets et des factures
• Communique parfaitement en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit.
• Connaissance fonctionnelle de Windows et de la suite Office de Microsoft ; expérience de travail comme super-user de SharePoint un atout.

Conditions de travail:

• Conditions de bureau : oui – Étant donné la nature du poste, le télétravail n’est pas une option.
• Engagements de soirée/fin de semaine :  non
• % de voyages nécessaires : 2 %

Nous sommes fermement résolus à promouvoir l’équité, la diversité et l’inclusion dans notre collectivité. Une fois que nous aurons examiné toutes les candidatures, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.